ПОМОЩНИК ГИПа
Переписка, реестры и сроки по всем проектам в одном месте
ГИП ведёт несколько проектов сразу, а в каждом десятки подрядчиков, сотни писем, реестры замечаний, протоколы и согласования со смежниками. Помощник берёт на себя всю эту обвязку. ГИП принимает технические решения и подписывает.
ЧТО БЕРЁТ НА СЕБЯ
Обвязка проекта, которая съедает время ГИПа
Список сверим на разборе с тем, как устроено у вас.
Регистрирует переписку
Письма из папки или с метки, которую вы укажете, попадают в журнал. Видно, что ушло, что ждёт ответа и что висит без движения. Статус меняется, когда вы подтверждаете.
Источник: Переписка по проектуписьмо от 12.09Ведёт реестры
Замечания, согласования, контакты, поручения. Помощник предлагает строку, вы подтверждаете, переносить руками не нужно.
Источник: Реестр замечанийстрока 24Собирает протоколы
По вашим заметкам или расшифровке совещания готовит протокол в вашей форме: решения, ответственные, даты. Поручения сразу уходят в реестр.
Источник: Заметки с совещанияп. 3Следит за версиями ПД
Показывает, какая версия раздела сейчас актуальная в вашем хранилище: Google Диск, свой сервер или сетевой диск.
Источник: Хранилище ПДраздел ЭОМ, вер. 4Готовит черновики
Проекты писем и разделов проектной документации по исходным данным и образцам, которые вы дали.
Источник: Исходные данные и образцыобразец письмаНапоминает о сроках
Сроки по поручениям и замечаниям. Письмо приходит за три дня, а не когда уже просрочено. Сроки по договору и ТЗ заносим в план вместе.
Источник: Договор и ТЗп. 5.2Ищет по базе проекта
Находит письмо, замечание или поручение по реестрам и показывает ссылку на документ, а не полдня поиска по папкам.
Источник: База проектапротокол от 26.09
НА ПРИМЕРЕ НЕДЕЛИ
Что меняется, когда проектов несколько
Всё в голове и в почте
Три проекта одновременно, сотни писем, десятки подрядчиков. Статус каждого согласования держится в памяти или в личной табличке, которую некогда обновлять.
Статус виден сразу
Переписка зарегистрирована, реестры актуальны, протокол собран по заметкам, подходящие сроки подсвечены.
Решать и подписывать
ГИП занимается техническими решениями и спорными вопросами. Решение за человеком.
ГИП утвердил
КАК ЭТО ВЫГЛЯДИТ
Видно, про что забыли
Помощник не отвечает за вас и не пишет заказчику сам. Он показывает, где письмо висит без движения, и предлагает черновик ответа.
Пример интерфейса, данные условные
| ТЕМА | СТАТУС | ||
|---|---|---|---|
| Замечания по разделу ЭС | ответ ушёл | ||
| Запрос нагрузок на перекрытие | ждёт ответа | ||
| Акт выполненных работ | пятый день без ответа | ||
| Письмо лежит пятый день. Помощник не отвечает вместо вас, он показывает, что про него забыли, и готовит черновик. | |||
| Уведомление о сроке замечаний | в работе | ||
1 письмо без движения
ЧТО НУЖНО ОТ ВАС
Программист в штате не нужен
- Папка или адрес, куда приходит переписка по проектам, с доступом тем способом, который вам удобен
- Формы реестров и протокола, по которым работает компания
- Где лежит проектная документация: Google Диск, свой сервер или сетевой диск
- Договоры и технические задания по проектам, чтобы помощник знал сроки
- Один человек на связи на время пилота
- Решение, где работать помощнику: Telegram или веб-версия, ваш сервер или облако
ВОПРОСЫ ГИПов
Что обычно спрашивают
Покажите, как у вас сейчас ведётся проект
Реестр замечаний, папку с перепиской или протокол последнего совещания. За 60 минут разберём, что из этого может вести помощник, и посчитаем часы для разговора с руководителем.