Чаще всего просят «автоматизировать бухгалтерию» или «внедрить ИИ в отдел продаж». Так задача не решается: отдел целиком не автоматизируется. Автоматизируется одна конкретная операция, которую человек делает каждую неделю и которая съедает его вечер.
Поэтому разбор начинается не с технологий. Я задаю три вопроса про саму работу, и по ответам сразу видно, будет ли толк от помощника.
ВОПРОС 1Задача повторяется хотя бы раз в неделю
Если операция случается раз в квартал, помощник не окупится: объяснять ему правила выйдет дольше, чем сделать руками. Хороший кандидат выглядит иначе: табель каждый месяц, сверка больничных каждую неделю, ответы на однотипные заявки каждый день.
Табель собирается каждый месяц из одних и тех же файлов цехов. Это кандидат. Годовой отчёт в новом формате пока нет: он разовый, и правила в нём ещё меняются.
ВОПРОС 2Правила можно объяснить словами
Помощник работает по инструкции и опирается на ваши документы через базу знаний: это ваши регламенты, шаблоны и примеры, по которым он находит нужный фрагмент и только потом отвечает. Если специалист может рассказать по шагам, как он сверяет больничные, и перечислить исключения, помощник это повторит. Если решение принимается «на глаз», сначала его нужно разложить на правила. Иногда это полезнее самого помощника.
Признаки, что правила есть:
- есть образец готового результата, на который можно показать;
- исключения помещаются в короткий список;
- данные каждый раз приходят из одних и тех же источников.
ВОПРОС 3Результат проверить быстрее, чем сделать
Это главный вопрос. Помощник готовит черновик, человек проверяет и принимает решение. Если проверка занимает столько же, сколько работа руками, выигрыша нет. Черновик табеля главбух просматривает заметно быстрее, чем собирает с нуля, и вот здесь помощник на своём месте.
Помощник не заменяет специалиста. Он забирает ту часть работы, которую специалист и сам не любит.
ПРИМЕРКак это выглядит на разборе
Четыре задачи из одного отдела, прогнанные через три вопроса:
| ЗАДАЧА | ЧАСТО | ПРАВИЛА | ПРОВЕРКА | ИТОГ |
|---|---|---|---|---|
| Табель из файлов цехов | да | да | да | В ПИЛОТ |
| Годовой отчёт в новом формате | нет | да | нет | ПОКА НЕТ |
| Ответы на типовые заявки | да | да | да | В ПИЛОТ |
| Переговоры с поставщиком | да | нет | нет | ПОКА НЕТ |
ДАЛЬШЕЧто после трёх «да»: замер
Если на все три вопроса ответ «да», задача идёт в пилот. До запуска фиксируем, сколько времени она занимает сейчас, после запуска меряем снова. Те же операции, тот же человек, никаких процентов с потолка.
- ГЛАВБУХ
- СМЕТЧИК
- РАЗБОР
- ЗАМЕР
